1) De prospectie en het poolshoogte nemen door leden - zonder enig engagement – is normaal de eerste fase bij het uitzien naar mogelijke nieuwe leden voor de Orde, voor de afdeling..
2) Eenmaal een bepaald iemand voor het Princelid (potentiële peter/meter), een mogelijke kandidaat lijkt, is een gesprek met het afdelingsbestuur in dit verband de tweede stap. De voorzitter en zijn bestuur bespreken deze mogelijke kandidatuur. Ze houden rekening met de klassieke diverse factoren zoals beroep, leeftijd, geslacht; maatschappelijk engagement, culturele reflex, beschikbaarheid voor de Orde (jaarlijkse en maandelijkse bijeenkomsten), maatschappelijk en filosofisch evenwicht binnen de afdeling,…
3) Bij de overweging tot mogelijke opneming hoort vanaf het begin contact genomen te worden met de Gewestpresident. Dit om eventuele bijkomende informatie in te winnen over lidmaatschap, kandidaatstelling, weigering, …enz. De gewestpresident krijgt voldoende gegevens omtrent de persoon, ten einde te kunnen oordelen over de geschiktheid, wenselijkheid en verenigbaarheid.
4) Na gunstige reactie vanwege gewestpresident en eventueel ook van het hoofdbestuur (via gewestpresident) kan de kandidaat effectief aangesproken worden door de afdelingsvoorzitter /.het afdelingsbestuur of door het Princelid (potentiële peter/meter) dat de kandidatuur ter sprake bracht..
5) Curriculum vitae van de kandidaat wordt via één van de meters/peters (indien het potentiële nieuwe lid ermee instemt) naar de voorzitter van de afdeling gestuurd.
6) Het eventueel laten bijwonen van één of meerdere bijeenkomsten (ter kennismaking) is in veel gevallen positief en kan vanaf dit moment.
7) Curriculum (formulier 1 zo ver als mogelijk ingevuld)doorsturen ter goedkeuring naar de Gewestpresident. Zijn/haar antwoord wordt opgewacht vooraleer de kandida(a)t(e) wordt voorgesteld in de afdeling.
8) Voorstelling binnen de afdeling door de peters
Men moet er wel rekening mee houden dat er in de afdeling nog een voorstelling van de mogelijke kandidaat moet gebeuren, dit alvorens op een volgende vergadering (liefst de statutaire of ten minste een bijeenkomst zonder partners) over de toetreding wordt gestemd.
9) Stemming binnen de afdeling (zie statuten en huishoudelijk reglement)
10) Berichtgeving van mogelijke opname als lid kan aangekondigd worden door het Princelid (potentiële peter/meter), maar wordt bevestigd door een officieel schrijven door de afdelingsvoorzitter indien de stemming positief was.
11) Aanstelling door de Gewestpresident gebeurt binnen de afdeling op een ledenvergadering (al of niet met partners), waar voldoende ruimte is voor het feestelijke karakter van het gebeuren.
12) Op de eerstvolgende gewestdag wordt elk nieuw lid voorgesteld binnen het gewest. Een speciale attentie wordt hen daar overhandigd.
Elk lid is er verwacht, zeker de nieuwe.
Men kan moeilijk lid zijn van de Orde als men niet bekend is binnen het overkoepelende geheel. Daartoe dienen Gewestdagen en eigenlijk ook de Algemene Ledendag.
Een nieuw lid wordt uitdrukkelijk verwacht op de volgende Gewestdag.
Officiële aanstelling binnen de afdeling
Plechtige installatie van nieuwe leden
Zie Huishoudelijk reglement V B pagina 52 – 53 van de ledenlijst
De installatie van de nieuwe leden vindt plaats tijdens een feestelijke vergadering, een vergadering met een plechtig karakter.
Volgorde bij de aanstelling
1) Opening van het officiële gedeelte door de voorzitter van de afdeling.
2) Lezing van de Keure door de secretaris (bij afwezigheid van deze: door de voorzitter)
van de afdeling
3) Korte voorstelling van / korte herhaling van personalia omtrent elk nieuw op te nemen lid (gebeurt door één van de meters of van de peters).
4) Algemeen woord door de Gewestpresident
5) Belofte door de nieuwe leden (afzonderlijk). Elke kandidaat lid legt de belofte van trouw af:
“Ik treed toe tot de Orde van den Prince en wil getrouw de regel
van de Keure beleven”
6) Elk nieuw lid tekent de Keure (Perkament – te bewaren door het bestuur van de afdeling)
7) De Gewestpresident heet elk nieuw lid welkom in de Orde en bevestigt haar / hem als nieuw lid van de Orde.
8) Opsteken van het speldje, Orde-kenteken..
9) Overhandigen van het ledenboekje met statuten en huishoudelijk reglement.
10) Gelukwensen door gewestpresident en voorzitter van de afdeling - applaus
11) Een nieuw lid spreekt een dankwoord uit in naam van de nieuwe opgenomen leden.
12) De secretaris van de afdeling overhandigt meteen het jaarprogramma. (bij afwezigheid van deze gebeurt dit door de voorzitter of een ander bestuurslid van de afdeling) met vermelding van de datum van de eerstvolgende Gewestdag en de eerstvolgende Algemene Ledendag.