Procedure voor opname van nieuwe leden
Vooronderzoek
- Ieder lid kan een kandidatuur bij een afdeling indienen. De gegevens van de kandidaat en de motivatie voor zijn opname worden ingediend bij de voorzitter van de afdeling.(1)
- Na een eerste positieve evaluatie informeert de voorzitter de gewestpresident om hem/haar in staat te stellen een gemotiveerd en bindend positief of negatief advies te geven. (2)
- Het bestuur duidt twee peter(s)-meter(s) aan die de verantwoordelijkheid op zich nemen de kandidaat te begeleiden zowel tijdens de opnameprocedure als na de installatie. (3)
- De voorzitter organiseert een ontmoeting met de kandidaat om de doelstellingen van de Orde van den Prince voor te stellen, naar de motivatie van de kandidaat te peilen en de procedure uit te leggen. (4)
Opnameprocedure
- De kandidaat kan worden uitgenodigd om enkele kennismakingsvergaderingen bij te wonen hetzij als gast hetzij als kandidaat-lid. In het laatste geval wordt de kandidaat door peter/meter voorgesteld. (5)
- Nadat de afdelingsleden de gegevens over de kandidaat hebben ontvangen, wordt in een besloten vergadering de kandidatuur besproken gevolgd door een geheime stemming. De kandidaat moet een tweederdemeerderheid van de uitgebrachte stemmen behalen. (6)
- De voorzitter vraagt de aangenomen kandidaat of hij/zij wil toetreden tot de Orde van den Prince.
- Na akkoord van de kandidaat volgt de plechtige installatie door de gewestpresident.
- Na de installatie maakt de secretaris van de afdeling alle gegevens van het nieuwe lid over aan het algemeen secretariaat te Antwerpen. (7)
(1) In sommige afdelingen zal de voorzitter de in de afdeling opgerichte ledencommissie of raad inschakelen voor advies.
(2) De gewestpresident kan eventueel vaststellen dat een opname van die kandidaat niet zou stroken met de afspraken op niveau gewestraad of met de regels in de statuten of het huishoudelijk reglement (vb. aantal en aard van nieuwe leden; kandidaat werd afgewezen in een andere afdeling, enz..).
(3) De rol en de verantwoordelijkheid van peter/meter mogen eens terug worden onderlijnd.
(4) De voorzitter ontmoet liefst zelf en met peter/meter de kandidaat. Hij kan ook delegeren naar peter/meter of naar de ledencommissie of raad die dan verslag uitbrengen bij het bestuur.
(5) Verantwoording van de kennismakingsvergadering: men kan het minstens zo belangrijk vinden dat een eventuele kandidaat zich goed voelt in de groep als dat hij of zij past in de geest van de Orde. Dit heeft bovendien het voordeel dat de leden later kunnen stemmen op “iemand” i.p.v. op basis van een curriculum alleen. Het tegenargument, dat je iemand die al een paar keer geweest is moeilijk kan weigeren, wordt door de getuigenis en ondervinding van afdelingen tegengesproken.
In ieder geval blijft deze paragraaf van de procedure facultatief en moet passen in de geest om de kandidaturen met de nodige tact te behandelen.
(6) Deze geheime stemming kan vervallen wanneer met handopsteking de aanwezigen unaniem akkoord gaan met de opname van de kandidaat. Indien voor de vergadering een lid zijn veto heeft uitgedrukt, dient de voorzitter dit speciaal te onderzoeken.
(7) Voor het ledenboekje en het archief van de Orde van den Prince is men verplicht ofwel formulier 1 (eenvoudig van het ovdp.net te halen) in te vullen ofwel de elementen opgesomd op dit formulier zoals de persoonsgegeven en het curriculum vitae van het nieuwe lid over te maken aan het algemeen secretariaat te Antwerpen. De datum van de installatie moet tevens worden vermeld.
-----------------------------
Goedgekeurd tijdens de algemene raad van 05 mei 2007.
Aanwerving – aanstelling 2008 – 2009
Versie maandag 26 januari 2009
1) De prospectie en het poolshoogte nemen door leden - zonder enig engagement – is normaal de eerste fase bij het uitzien naar mogelijke nieuwe leden voor de Orde, voor de afdeling..
2) Eenmaal een bepaald iemand voor het Princelid (potentiële peter/meter), een mogelijke kandidaat lijkt, is een gesprek met het afdelingsbestuur in dit verband de tweede stap. De voorzitter en zijn bestuur bespreken deze mogelijke kandidatuur. Ze houden rekening met de klassieke diverse factoren zoals beroep, leeftijd, geslacht; maatschappelijk engagement, culturele reflex, beschikbaarheid voor de Orde (jaarlijkse en maandelijkse bijeenkomsten), maatschappelijk en filosofisch evenwicht binnen de afdeling,…
3) Bij de overweging tot mogelijke opneming hoort vanaf het begin contact genomen te worden met de Gewestpresident. Dit om eventuele bijkomende informatie in te winnen over lidmaatschap, kandidaatstelling, weigering, …enz. De gewestpresident krijgt voldoende gegevens omtrent de persoon, ten einde te kunnen oordelen over de geschiktheid, wenselijkheid en verenigbaarheid.
4) Na gunstige reactie vanwege gewestpresident en eventueel ook van het hoofdbestuur (via gewestpresident) kan de kandidaat effectief aangesproken worden door de afdelingsvoorzitter /.het afdelingsbestuur of door het Princelid (potentiële peter/meter) dat de kandidatuur ter sprake bracht..
5) Curriculum vitae van de kandidaat wordt via één van de meters/peters (indien het potentiële nieuwe lid ermee instemt) naar de voorzitter van de afdeling gestuurd.
6) Het eventueel laten bijwonen van één of meerdere bijeenkomsten (ter kennismaking) is in veel gevallen positief en kan vanaf dit moment.
7) Curriculum (formulier 1 zo ver als mogelijk ingevuld)doorsturen ter goedkeuring naar de Gewestpresident. Zijn/haar antwoord wordt opgewacht vooraleer de kandida(a)t(e) wordt voorgesteld in de afdeling.
8) Voorstelling binnen de afdeling door de peters
Men moet er wel rekening mee houden dat er in de afdeling nog een voorstelling van de mogelijke kandidaat moet gebeuren, dit alvorens op een volgende vergadering (liefst de statutaire of ten minste een bijeenkomst zonder partners) over de toetreding wordt gestemd.
9) Stemming binnen de afdeling (zie statuten en huishoudelijk reglement)
10) Berichtgeving van mogelijke opname als lid kan aangekondigd worden door het Princelid (potentiële peter/meter), maar wordt bevestigd door een officieel schrijven door de afdelingsvoorzitter indien de stemming positief was.
11) Aanstelling door de Gewestpresident gebeurt binnen de afdeling op een ledenvergadering (al of niet met partners), waar voldoende ruimte is voor het feestelijke karakter van het gebeuren.
12) Op de eerstvolgende gewestdag wordt elk nieuw lid voorgesteld binnen het gewest. Een speciale attentie wordt hen daar overhandigd.
Elk lid is er verwacht, zeker de nieuwe.
Men kan moeilijk lid zijn van de Orde als men niet bekend is binnen het overkoepelende geheel. Daartoe dienen Gewestdagen en eigenlijk ook de Algemene Ledendag.
Een nieuw lid wordt uitdrukkelijk verwacht op de volgende Gewestdag.
Officiële aanstelling binnen de afdeling
Plechtige installatie van nieuwe leden
Zie Huishoudelijk reglement V B pagina 52 – 53 van de ledenlijst
De installatie van de nieuwe leden vindt plaats tijdens een feestelijke vergadering, een vergadering met een plechtig karakter.
Volgorde bij de aanstelling
1) Opening van het officiële gedeelte door de voorzitter van de afdeling.
2) Lezing van de Keure door de secretaris (bij afwezigheid van deze: door de voorzitter)
van de afdeling
3) Korte voorstelling van / korte herhaling van personalia omtrent elk nieuw op te nemen lid (gebeurt door één van de meters of van de peters).
4) Algemeen woord door de Gewestpresident
5) Belofte door de nieuwe leden (afzonderlijk). Elke kandidaat lid legt de belofte van trouw af:
“Ik treed toe tot de Orde van den Prince en wil getrouw de regel
van de Keure beleven”
6) Elk nieuw lid tekent de Keure (Perkament – te bewaren door het bestuur van de afdeling)
7) De Gewestpresident heet elk nieuw lid welkom in de Orde en bevestigt haar / hem als nieuw lid van de Orde.
8) Opsteken van het speldje, Orde-kenteken..
9) Overhandigen van het ledenboekje met statuten en huishoudelijk reglement.
10) Gelukwensen door gewestpresident en voorzitter van de afdeling - applaus
11) Een nieuw lid spreekt een dankwoord uit in naam van de nieuwe opgenomen leden.
12) De secretaris van de afdeling overhandigt meteen het jaarprogramma. (bij afwezigheid van deze gebeurt dit door de voorzitter of een ander bestuurslid van de afdeling) met vermelding van de datum van de eerstvolgende Gewestdag en de eerstvolgende Algemene Ledendag.