De Orde en de coronawerkelijkheid: wat kunnen we nú doen?

Hoe gaan we in de Orde van den Prince om met de Vlaamse en Nederlandse coronamaatregelen? Deze vraag stond centraal op een digitale bijeenkomst begin deze maand waar 27 afdelingsvoorzitters en bestuursleden aan deelnamen. Het is duidelijk dat er veel niet kan op dit moment. Maar wat gebeurt er wél in afdelingen en gewesten? Wat kunnen we daarvan leren? En wat kan er nu ineens dat in het 'pre-Zoom-tijdperk' niet zo makkelijk was? U weet niet wat Zoom is? Lees dan vooral verder…

Vlak voor de digitale bijeenkomst hadden zowel Nederland als België strengere maatregelen aangekondigd over het samenkomen van mensen. Feitelijk werd door deze maatregelen in zowel België als Nederland de hoop weggeslagen dat we dit kalenderjaar - en mogelijk ook daarna nog – 'normale' fysieke afdelingsbijeenkomsten kunnen houden. Met deze nieuwe werkelijkheid zullen we derhalve moeten leren leven.

Twee vragen stonden er centraal tijdens de coronaplatformbijeenkomst.

• Hoe kunnen we een goed werkend alternatief bieden voor de nu niet meer te houden afdelingsbijeenkomsten?

• Hoe kunnen we goed contact houden met de individuele leden binnen de afdeling en het wij-gevoel versterken?

Er ontspon zich een levendige discussie waarbij vele reeds in praktijk gebrachte ideeën uitgewisseld werden. We zetten ze graag op een rijtje.

Voor het houden van Zoombijeenkomsten of webinars (seminars, lezingen dus, die te volgen zijn op de computer of telefoon via het gebruikersvriendelijke programmaatje Zoom) is veel belangstelling. Zoom gebruiken is niet ingewikkelder dan bellen met een mobiele telefoon. Er zijn inmiddels veel goede ervaringen opgedaan met presentaties van leden of gastsprekers, al dan niet ondersteund door PowerPointpresentaties die de spreker kan laten zien tijdens zijn of haar digitale presentatie.

Digitale bijeenkomsten via Zoom bieden ook nieuwe kansen. Zo is het bijvoorbeeld perfect mogelijk een spreker uit het gewest Buitenland te vragen een betoog te houden. Genoemd werd Zuid-Afrika (de afdelingen Kaap de Goede Hoop en Pretoria). Hetzelfde is mogelijk met buitenlandse partners in NT&C projecten.

Sprekers en leden kunnen met elkaar digitaal in dialoog gaan, net als Ordeleden en niet-Ordeleden. Als voorbeeld werd genoemd een dialoog tussen studenten, die aan projecten werken en Ordeleden die door (werk)achtergrond een bijdrage konden leveren door hun ervaringen te delen.

Door Zoombijeenkomsten niet op afdelingsniveau, maar op gewestelijk niveau te organiseren, kunnen meer deelnemers bereikt worden.

Door verstandig gebruik te maken van de chatfunctie in Zoom (het tegelijkertijd luisteren en kijken naar de spreker en in een veld ernaast iets typen dat alle digitaal-aanwezigen kunnen lezen en waar ze ook weer op kunnen reageren), kunnen Zoombijeenkomst aan waarde winnen omdat er tijdens de lezing gediscussieerd kan worden of vragen gesteld kunnen worden.

Een en ander vereist een goede voorbereiding, vandaar dat in de discussie gepleit werd voor het optimaal inzetten van een centraal digitaal discussieplatform.

Maar nogmaals werd gestipuleerd dat de webredacteuren (op niveau van afdelingen én gewesten) een belangrijke stimulerende rol kunnen spelen bij het realiseren van dergelijke digitale gespreksplatformen.

Daarnaast is er een belangrijke rol weggelegd voor de gewestpresidenten. Zij kunnen in overleg met de afdelingsvoorzitters afdelingsoverstijgende bijeenkomsten initiëren, voorbereiden en coördineren.

De vraag op welke wijze individuele leden begeleiding en ondersteuning kunnen krijgen voor digitale deelname kwam ook aan de orde. Kan er wellicht een korte handleiding gemaakt worden hoe optimaal gebruik gemaakt kan worden van de digitale hulpmiddelen? Op deze vraag zal een volgende keer teruggekomen worden.

Veel werd gesproken over het betrekken van de individuele leden bij de afdelingen. Voorkomen moet worden dat we onze leden niet meer bereiken en dat gevoelens van eenzaamheid en neerslachtigheid de overhand krijgen. Bestaande initiatieven werden uitgewisseld. Als voorbeeld werd genoemd dat een lid zijn/haar lievelingspoëzie doorgeeft aan een tweede lid, die dan op haar/zijn beurt hetzelfde doet naar een derde lid, enzovoort… een soort kettingreactie binnen de afdeling.

Het is toegestaan in België binnen de huiselijke kring met één ander persoon bijeen te komen en in de openlucht met vier personen. In Nederland mag samengekomen worden met twee personen binnenshuis en twee personen buitenshuis. Sociale contacten kunnen onderhouden worden door bijvoorbeeld bestuursleden op bezoek te laten gaan bij leden die in een sociaal isolement dreigen te komen.

Leden kunnen in kleine groepjes binnen een afdeling digitale boekbesprekingen houden en een samenvatting ervan via een grotere digitale bijeenkomst met alle leden van de afdeling delen. Het onderhouden en aanmoedigen van telefonische contacten tussen de leden en met de afdelingsbesturen versterkt ook de cohesie.

De coronaplatformbijeenkomst stond in het teken van uitwisselen van ervaringen, het opdoen van nieuwe ideeën en persoonlijk (digitaal) contact. De deelnemers waren enthousiast. Het is een initiatief dat zeker herhaald zal worden.

Aan allen een woord van dank voor de inbreng.

Ruud Hagenouw
Portefeuillehouder corona in het Dagelijks Bestuur

Volgende coronaplatformbijeenkomst: 15 december 2020

De volgende coronaplatformbijeenkomst is op 15 december, om 20 uur, via Zoom. Niet te missen voor alle afdelingsvoorzitters en gewestpresidenten (of hun vervangers). De afdelingsvoorzitters en gewestpresidenten krijgen nog een uitnodigingsbrief van het secretariaat, waarin staat hoe ze zich kunnen aanmelden. In die brief worden zij ook uitgenodigd vragen en onderwerpen voor de vergadering aan te dragen. De dag voor de coronaplatformbijeenkomst krijgen allen die zich hebben aangemeld de inlogcode toegezonden, zodat ze kunnen deelnemen.