De Algemene Raad in Eindhoven

23 november was een bijzondere dag voor het nieuwe Bestuur. Voor van alles en nog wat was het de eerste keer. Het was de eerste Algemene Raad voor Jan Van Daele als president en voor bestuursleden Eliane Boileau, Johan Berlaen en Mieke Langenberg. Voor de eerste keer vergaderden we in hartje Eindhoven, in het Van Abbemuseum. Voor het eerst kregen de leden van de Algemene Raad een museumbezoek aangeboden. En na de lunch reikte de gehele Orde voor het eerst een prijs aan een taalvirtuoos uit.

Het Bestuur had gekozen voor Eindhoven en het Van Abbemuseum, omdat we op zoek waren naar een centraal gelegen plek die culturele uitstraling heeft en die een groep van een honderd mensen kon ontvangen, een aula met podium had en cachet kon geven aan de uitreiking van de Prijs van den Prince. Nadat een paar andere plekken in het zuiden van Nederland waren afgevallen, viel de keuze op Eindhoven.

Het Van Abbemuseum ligt vlak bij het centrale Stadhuisplein in Eindhoven en zou dus makkelijk bereikbaar moeten zijn. Alleen moesten we niet de hoofdingang van het museum zelf gebruiken, maar de ingang van het museumcafé. Tip voor wie daar ooit naar op zoek moet: richt je op het roze houten huisje, een klein overdekt bruggetje, eigenlijk een kunstwerk van John Körmeling.

Hybride vergaderen

De president, Jan Van Daele, verwelkomde iedereen in de zaal en thuis. Ook dat was een primeur: voor het eerst konden de leden van de raad ook online deelnemen. Twaalf van hen hebben dat ook gedaan. De president betreurde dat 26 leden van de raad niet gereageerd hebben op de uitnodiging voor deze - zoals hij het zei - bijzondere dag.

De ochtend begon met een paar formaliteiten. Het verslag werd goedgekeurd en de bestuursploeg werd bekrachtigd door de raad. Namens de hele ploeg sprak de president zijn dank daarvoor uit. We zullen ons uiterste best doen de komende jaren.

Financiën

Financieel is er goed nieuws. Na een eerder financieel moeilijk jaar kan het vorige werkjaar voorlopig worden afgesloten met een mooi positief resultaat. De definitieve afsluiting is door omstandigheden vertraagd. Vooral de personeelskosten zijn gezakt, na de pensionering van secretariaats­medewerkster Sonja. Zij wordt niet vervangen. Met het overschot kunnen de reserves weer worden aangevuld.

Algemeen secretaris Johan Berlaen wees erop dat het accuraat bijhouden van de ledenlijsten van cruciaal belang is. De contributie van onze leden is nagenoeg de enige bron van inkomsten die de Prince heeft. Het Bestuur dankte dan ook de afdelingen dat zij zo goed als allemaal hun bijdrage op tijd hebben overgeschreven naar 'Antwerpen'. En nee, we vragen nergens subsidie, want dat zou de onafhankelijkheid van de Prince niet ten goede komen.

De raad heeft ook een begrotingswijziging aangenomen, waardoor een deel van de uitgespaarde personeelskosten kan worden gebruikt voor het verhogen van het budget voor uitstraling en voor de digitalisering van de administratie.

Digitalisering

Digitalisering is een belangrijk actiepunt voor het Bestuur. De Prince is door Google erkend als een non-profit organisation. Daardoor kunnen we gratis gebruikmaken van Google Workspace, het internetplatform van Google. We investeren nu veel tijd en energie in het optimaliseren van de werkprocessen, onder meer wat ledenbeheer en het aanmelden van NT&C-projecten betreft.

NT&C

Voortaan maken we onderscheid tussen doelgroepen- en uitstralingsprojecten. De voorwaarden voor subsidiëring zijn te vinden op de website. NT&C-coördinator Mieke Langenberg verduidelijkte dat je als afdeling niet hoeft te wachten op een gedetailleerde begroting om subsidie te vragen. Een goed onderbouwde schatting volstaat. Voortaan is de subsidie ook beperkt tot 750 euro. Zo kan de pot over meer projecten verdeeld worden.

Communicatie

Inmiddels wordt het halfjaarlijkse blad Noord & Zuid niet meer met de post bezorgd, maar via de afdelingen. Daardoor hebben we 25% kunnen besparen op de kosten voor het magazine, maar het Bestuur vraagt zich oprecht af of die beslissing beter niet kan worden teruggedraaid. De leden van de Prince mogen zich daar binnenkort mee over uitspreken. Nog deze maand komt er een lezersenquête over Noord & Zuid.

Betrokkenheid van leden

Vicepresident Eliane Boileau hield een warm pleidooi voor meer uitstraling van de Prince en voor meer betrokkenheid van de leden. Er is een werkgroep ingesteld die voorstellen moet uitwerken om de Prince aantrekkelijker te maken, vooral om jongere potentiële leden te verleiden. De aanbevelingen van de groep worden verwacht in maart. Vanaf volgend jaar zullen we ook training organiseren voor webredacteuren, want uitstraling begint met een fraai ogende website. Een andere werkgroep gaat na of de Prince ook daguitstapjes en reizen kan organiseren. Van andere organisaties leren we dat dat de band tussen leden bevordert.

De bedoeling van al deze initiatieven is de betrokkenheid van de leden te vergroten. Betrokkenheid is een heikel punt in onze vereniging. Steeds meer afdelingen hebben problemen om de bestuursfuncties in te vullen en steeds minder leden nemen deel aan activiteiten die buiten hun eigen afdeling worden georganiseerd.

De president wees de voorzitters op de cruciale rol die zij kunnen spelen. Hij riep hen op in hun afdeling aandacht te besteden aan dat extra aanbod en leden aan het woord te laten die er, vaak met veel enthousiasme, aan hebben meegedaan. Als we goed weten waarom we doen wat we doen, wordt hun enthousiasme misschien wel aanstekelijk.

Daarmee werd de Algemene Raad afgesloten. Vervolgens presenteerde medewerkster Marjon de Groot de opzet van het museum. Na de lunch konden de deelnemers met die informatie in hun achterhoofd het museum bezoeken.

Later in de middag had op dezelfde plek de uitreiking van de Prijs van den Prince plaats. Daarvan hebben we al eerder uitgebreid verslag gedaan in een extra editie van PrincEzine.

Ruud Hendrickx
Portefeuillehouder Communicatie

Terug naar de PrincEzine (op de website)? Klik hier.